Bagian penting dari surat undangan resmi

Dalam pembuatan surat undangan resmi ini harus menggunakan bahasa baku dan langsung pada permasalahannya tidak perlu bertele-tele. Tambahkan catatan khusus jika diperlukan, seperti pakaian yang harus digunakan atau berkas yang perlu dibawa pada saat acara berlangsung. Selain itu bagian – bagian penting dari surat undangan resmi juga sangat penting untuk diperhatikan. Bagian – bagian penting dari surat undangan resmi ini harus diperhatikan, diantaranya adalah :

• Kepala Surat Undangan

Kepala Surat Undangan atau Kop surat berisi Logo, Nama dan Alamat dari organisasi pengirim surat undangan, yaitu bisa dari organisasi masyarakat/ keagamaan, pemerintahan, perusahan swasta, sekolah dan lain-lain. Logo bisanya identik dengan organisasi tersebut. Adanya kop surat ini menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

• Identitas Surat Undangan

Identitas surat undangan sangat penting biasanya terdiri dari nomor surat undangan, sifat surat undangan, lampiran surat undangan dan perihal dari surat undangan tersebut. Selanjutnya pada bagian lain terdapat tujuan surat undangan (nama organisasi/ perorangan ataupun jabatan) dan alamat tujuan surat undangan secara umum. Untuk itu perlu kita memperhatikan tata cara penomoran surat dan tata cara penulisan tujuan surat.

• Isi Surat/Pesan Undangan

Pada bagian isi surat undangan merupakan bagian pokok dari surat undangan yang memuat atau pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat undangan. Untuk surat udangan biasanya memuat hari, waktu, tempat dan agenda pelaksanaan kegiatan atau acara. Isi surat undangan sebaiknya menggunakan bahasa yang baku, baik dan benar serta padat dan informatif.

• Kaki Surat Undangan

Pada bagian kaki surat atau bagian terakhir dari surat undangan ini, surat undangan biasanya memuat nama/ pangkat pengirim surat undangan disertai dengan tanda tangan dan cap dari organisasi. Selain itu dapat juga ditambahkan dengan Tembusan bagi pihak yang berkepentingan pada acara atau kegiatan yang diselenggarakan.

Selain dari bagian – bagian surat undangan resmi tersebut diatas yang penting untuk diperhatikan, ada hal lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan, yaitu jangan lupa masukkan surat undangan resmi tersebut ke dalam amplop yang telah tertulis kepada siapa tujuan surat undangan resmi tersebut ditujukan. Tuliskan tujuan surat undangan resmi dengan nama terang dan alamat yang jelas agar tidak salah alamat.